Algemene voorwaarden AANBIEDERS – 1 april 2017

Inschrijving Meedoenarrangement

  1. Organisaties uit gemeente Doetinchem of organisaties die hun diensten op locatie in gemeente Doetinchem uitvoeren, kunnen zich aanmelden als aanbieder van het Meedoenarrangement. In enkele gevallen kan er een uitzondering worden gemaakt voor een organisatie buiten gemeente Doetinchem. Hier wordt indien nodig maatwerk toegepast.
  2. Een organisatie zal worden toegelaten wanneer deze in ieder geval producten/diensten aanbiedt die in overeenstemming zijn met het doel van het Meedoenarrangement.

Maatschappelijke bijdrage

Door als aanbieder deel te nemen aan het Meedoenarrangement levert u een maatschappelijke bijdrage. U biedt activiteiten aan voor inwoners, die anders voor hen niet betaalbaar zijn. Wij vragen u minimaal 11% korting te geven op deze activiteiten. Deze korting hebben we nodig om het Meedoenarrangement betaalbaar te houden.

Het Meedoenarrangement heeft voor u als aanbieder ook voordelen. Problemen rondom het betalen en innen van contributie worden voorkomen. Ook kan het ledenaantal of de verkoop van activiteiten van uw organisatie toenemen. Financiële problemen weerhouden een inwoner niet langer om gebruik te maken van uw aanbod.

Productbeheer

  1. Elk ingediend (al dan niet gewijzigd) product toetsen we of deze in overeenstemming is met het doel van het Meedoenarrangement. Na goedkeuring wordt (de wijziging van) het product/dienst ‘live’ op de website van het Meedoenarrangement gezet zodat deelnemers zich kunnen aanmelden.
  2. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het volledig en juist invoeren van haar productinformatie, inclusief specifieke voorwaarden voor het product in de productomschrijving en/of het afhaalbewijs. Eventuele eenmalige bijkomende kosten dienen in de productomschrijving te worden vermeld. In overleg met het Meedoenarrangement kan een aanbieder ervoor kiezen om voor deze extra kosten tegoedbonnen als product toe te voegen.
  3. Structurele bijkomende kosten zijn binnen het Meedoenarrangement niet toegestaan. Uitzonderingen vallen onder maatwerk. Hiervoor dient de aanbieder contact op te nemen met het Meedoenarrangement.
  4. Aangeboden producten mogen in punten niet meer zijn dan het maximaal aantal punten dat een deelnemer van het Meedoenarrangement op jaarbasis krijgt toegewezen.
  5. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het instellen van een maximum aantal te bestellen producten per persoon per jaar. Bovendien dient de aanbieder zelf te controleren of deelnemers zich aan het gestelde maximum houden.

Het afhaalbewijs

  1. De aanbieder is verantwoordelijk voor het innemen van het afhaalbewijs. Inlevering van het afhaalbewijs staat gelijk aan afname van het bestelde product. Een juiste inname van het afhaalbewijs verkleint de kans op oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement:
  • De deelnemer dient altijd het afhaalbewijs mee te nemen om het meedoen met de aanbieder te regelen. Het afhaalbewijs wordt door de betreffende aanbieder ingenomen, aangevuld met datum van inlevering, handtekening deelnemer en handtekening deelnemende organisatie.
  • Bij inname van het afhaalbewijs dient de aanbieder te controleren of het afhaalbewijs daadwerkelijk van de betreffende deelnemer is. Dit kan gecontroleerd worden aan de hand van het identiteitsbewijs van de deelnemer.
  1. Wanneer het afhaalbewijs zonder overleg tussen aanbieder en deelnemer later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum kan dit product niet meer worden afgenomen door de deelnemer. Punten worden niet teruggestort. Dit product kan niet door de aanbieder worden gefactureerd aan het Meedoenarrangement.

Preventie oneigenlijk gebruik Meedoenarrangement

  1. Gekochte producten zijn persoonsgebonden. Producten zijn daardoor niet onderling inwisselbaar en mogen niet worden doorverkocht. Aanbieders hebben een preventieve rol bij het voorkomen van oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement. Als een aanbieder signalen ontvangt van mogelijk oneigenlijk gebruik van producten door deelnemers, dan is de organisatie verplicht dit signaal te melden bij het Meedoenarrangement. Het Meedoenarrangement onderzoekt dit signaal en neemt zo nodig maatregelen.
  2. De aanbieder dient zelf actie te ondernemen om de kans op oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement zoveel mogelijk te beperken.

Bestellingen, terugboekingen en annuleringen

  1. De aanbieder is (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van de bestellingen en annuleringen.
  2. Bestelde producten kunnen in eerste instantie niet geannuleerd worden en de ingewisselde punten worden niet teruggestort. In uitzonderlijke gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Deze uitzonderingen vinden altijd plaats met medegoedkeuring van de betreffende aanbieder. Om een annulering en terugstorting van punten door te voeren dient de aanbieder een afhaalbewijs in te leveren bij het Meedoenarrangement van het bestelde product met daarop de bevestiging van de deelnemende organisatie dat de betreffende bestelling niet is geïncasseerd. Dit afhaalbewijs dient te worden voorzien van een stempel van of naam van de medewerker van de organisatie, datum en handtekening. Aanleveren mag per e-mail.
  3. Wanneer een product (tijdelijk) niet meer leverbaar is, maakt de aanbieder zelf afspraken met de deelnemer hoe dit op te lossen. De gemaakte afspraak is tussen de aanbieder en de deelnemer.

Financiën en facturatie

  1. Een aanbieder mag geen structurele extra kosten van een product in rekening brengen bij een deelnemer, niet in punten en niet in geld. Eventuele uitzonderingen vallen onder maatwerk.
  2. Een aanbieder dient elke maand te factureren aan het Meedoenarrangement. De maandfactuur kan worden opgemaakt naar aanleiding van de maandelijkse besteloverzichten, terug te vinden in het eigen beheeraccount op de website.
  3. Facturen dienen gericht te zijn aan de gemeente Doetinchem t.a.v. het Meedoenarrangement. Postbus 9020, 7000 HA Doetinchem. Facturen mogen ook per e-mail worden aangeleverd (info@meedoenarrangement.nl).
  4. Op de factuur dienen de volgende gegevens vermeld te worden:
  • Gegevens van de aanbieder
  • Overzicht van de bestelde producten, inclusief productnummer, bestelnummer en de inkoopprijs.
  • Betalingstermijn
  1. In verband met het tijdig administratief afsluiten van het boekjaar 2017 dient de laatste factuur uiterlijk 14 januari 2018 te zijn ingediend bij het Meedoenarrangement. Het Meedoenarrangement zal hiervoor tijdig minimaal twee herinneringen sturen (via een nieuwsbrief).
  2. Alleen correct toegezonden facturen worden door het Meedoenarrangement in behandeling genomen.
  3. Wanneer het afhaalbewijs later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum, kan deze niet worden gefactureerd bij het Meedoenarrangement. Uitzonderingen vallen onder maatwerk.
  4. Aan de hand van het maandelijkse besteloverzicht maakt de aanbieder de factuur op volgens de daarvoor vastgestelde richtlijnen. De facturatie vindt alleen plaats op basis van afgehaalde producten/ingeleverde afhaalbewijzen. Gedurende het gehele jaar wordt er een random check uitgevoerd onder de aanbieders. Wanneer uit deze check blijkt dat afhaalbewijzen niet volgens de richtlijnen zijn ingenomen, gaat het Meedoenarrangement met de betreffende organisatie in gesprek. Wanneer uit dit gesprek blijkt dat er meer gefactureerd is dan daadwerkelijk is afgenomen, kunnen er sancties worden opgelegd. Het factureren van producten die niet zijn afgenomen wordt gezien als misbruik. Gevolgen van misbruik van het Meedoenarrangement kan zijn dat de organisatie het onterecht geïnde bedrag dient terug te betalen en/of uitsluiting van deelname aan het Meedoenarrangement voor minimaal de rest van het betreffende jaar.

Geldigheid algemene voorwaarden en maatwerk

De algemene voorwaarden kunnen minimaal ieder kalenderjaar wijzigen. Het Meedoenarrangement kan niet aangesproken worden op reeds verlopen algemene voorwaarden. Alleen de laatste versie is geldend. Deelnemers en aanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de algemene voorwaarden.

Naast de algemene voorwaarden wordt door het Meedoenarrangement altijd maatwerk geboden. Dit kan in bijzondere gevallen betekenen dat er van de algemene voorwaarden afgeweken kan worden.

Voor de specifieke voorwaarden van de deelnemers, verwijzen wij u graag naar de algemene voorwaarden voor deelnemers 2017.

Algemene voorwaarden DEELNEMERS – 1 april 2017

Inschrijving Meedoenarrangement

  1. Inwoners kunnen zich jaarlijks aanmelden voor het Meedoenarrangement. Een aanmelding is voor het lopende kalenderjaar. Na aanmelding volgt een toelatingstoets, om te controleren of de aanmelder voldoet aan de voorwaarden voor deelname.
  2. Deelnemers zijn ingeschreven bij de gemeentelijke basisadministratie van gemeente Doetinchem.
  3. Deelnemers melden zich aan met hun persoonlijke e-mailadres (of dat van de hoofdaanvrager). Het mag geen e-mailadres zijn van een organisatie of van iemand die helpt bij het aanvragen van het Meedoenarrangement.
  4. Verhuist een deelnemer naar een andere gemeente? Dan heeft hij dat direct door aan het Meedoenarrangement. Ook is hij verplicht om direct te melden aan de nieuwe gemeente dat hij meedoet aan het Meedoenarrangement in gemeente Doetinchem. Verhuist een deelnemer binnen drie maanden na aanmelding aan het Meedoenarrangement? Dan vervallen de punten die nog niet zijn gebruikt.
  5. Woont een potentiële deelnemer bij een organisatie of instelling (of valt onder hun verantwoordelijkheid)? Dan kan deze niet als gezin worden aangemeld, ook niet als hij op hetzelfde adres woont. Deze deelnemer moet zich apart aanmelden en wordt apart getoetst.
  6. Wanneer een potentiële deelnemer niet in het bronbestand van gemeente Doetinchem voorkomt, vragen wij om inkomensgegevens aan te leveren. Op basis daarvan toetsen wij of hij wel/niet kan deelnemen aan het Meedoenarrangement. Zonder aanlevering van deze gegevens kan er geen toetsing plaatsvinden. Levert de deelnemer de gegevens niet binnen de gestelde termijn van 14 dagen aan, dan wijzen wij de aanvraag af.

De punten

  1. Punten zijn maximaal een kalenderjaar geldig. Overgebleven punten kunnen niet mee naar het volgende jaar.
  2. Voor de verschillende leeftijdscategorieën geldt de volgende puntentoekenning
Leeftijdscategorie Punten Euro
0 – 4 jaar 900 450
4 – 8 jaar 900 450
8 – 12 jaar 900 450
12 – 18 jaar 900 450
18 – 24 jaar 500 250
24 – 27 jaar 500 250
27 – 55 jaar 500 250
55 – 67 jaar 500 250
67 + jaar 500 250

Wanneer een 17-jarige zich aanmeldt en dat betreffende kalenderjaar 18 wordt, geldt de puntentoewijzing als volgt:

  • Wordt iemand in de eerste helft van het betreffende jaar 18? Dan krijgt deze persoon 500 punten toegekend.
  • Wordt iemand in de tweede helft van het betreffende jaar 18? Dan krijgt deze persoon 900 punten toegekend.
  1. Het is niet mogelijk om punten tussen kinderen onderling over te boeken.
  2. Voor gezinsactiviteiten kunnen per jaar maximaal 100 punten van een kind en 150 punten van een volwassene overgeboekt worden naar het account van de hoofdaanvrager. Het is meestal niet mogelijk persoonlijke punten over te hevelen naar het account van een ander gezinslid anders dan hierboven genoemd. Uitzonderingen worden beoordeelt door team Meedoenarrangement.

Gebruik producten

  1. De aanvraag en het beheer van de punten van een kind of jongere tot 18 jaar valt onder de verantwoordelijkheid van diens ouder(s)/verzorger(s). Dit kan betekenen dat het Meedoenarrangement de betreffende ouder(s)/verzorger(s) kan wijzen op het bestelgedrag van zijn/haar kind(eren).

Het is minderjarige kinderen niet toegestaan met de inloggegevens van de ouder(s)/verzorger(s) bestellingen te plaatsen.

  1. Gekochte producten/activiteiten zijn persoonsgebonden. Producten/activiteiten zijn daardoor niet onderling inwisselbaar en mogen niet worden doorverkocht. Het doorverkopen van gekochte producten/activiteiten zien wij als misbruik. Gevolgen van misbruik van het Meedoenarrangement kunnen zijn dat wij uw punten innemen en wij u voor een jaar uitsluiten van deelname aan het Meedoenarrangement. Worden producten op naam van kinderen doorverkocht? Dan kunnen wij de punten van het kind en/of de ouder(s)/verzorger(s) innemen en kan het kind en/of de ouder(s)/verzorger(s) minimaal voor een jaar uitgesloten worden van deelname aan het Meedoenarrangement.

De consequentie van het onderling uitwisselen van producten als wel het doorverkopen van producten worden ook besproken met de betreffende aanbieder. Dit kan betekenen dat de aanbieder ervoor kiest deelnemers de toegang tot het product en/of de organisatie te weigeren.

Bestellingen, terugboekingen en annuleringen

  1. Een deelnemer kan alleen die producten/diensten bestellen die beschikbaar zijn gesteld voor zijn of haar leeftijdscategorie.
  2. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om bestelde producten/diensten in te leveren voor het verstrijken van de uiterste inleverdatum. Wanneer een product zonder overleg met de betreffende aanbieder later wordt ingeleverd dan de uiterste inleverdatum kan dit product/deze dienst niet meer worden afgenomen. Punten worden niet teruggestort.

Uitzonderingen vallen onder maatwerk in overleg met het Meedoenarrangement.

  1. Bestelde producten/activiteiten kunnen niet geannuleerd worden en ingewisselde punten worden niet teruggestort. In uitzonderlijke gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Deze uitzonderingen vinden altijd plaats met medegoedkeuring van de betreffende aanbieder.
  2. Het e-mailadres en telefoonnummer kan via het afhaalbewijs gebruikt worden door de aanbieder om het Meedoen te regelen met de deelnemer.
  3. Wanneer een product (tijdelijk) niet meer leverbaar is, maakt de aanbieder zelf afspraken met de deelnemer hoe dit op te lossen. De gemaakte afspraak is tussen de aanbieder en de deelnemer.

Het afhaalbewijs

  1. Het afhaalbewijs is persoonsgebonden.
  2. De deelnemer dient altijd het afhaalbewijs en zijn identiteitsbewijs mee te nemen om het Meedoen met de aanbieder te regelen. Het afhaalbewijs wordt door de betreffende aanbieder ingenomen, aangevuld met datum van inlevering, handtekening deelnemer en handtekening deelnemende organisatie.
  3. Bij inname van het afhaalbewijs zal de aanbieder controleren of het bewijs eigendom is van de deelnemer aan de hand van zijn identiteitsbewijs.

Spelregels rondom de scholen

  1. Voor het basisonderwijs mogen er per kind per jaar maximaal 3 bonnen van 50 punten worden besteld.
  2. Voor het voortgezet- en beroepsonderwijs mogen er maximaal per kind per jaar vier bonnen van 100 punten worden besteld.
  3. Er kan slechts één tegoedbon per keer worden besteld.
  4. De schoolbonnen zijn niet beperkt houdbaar. Wanneer een bon niet volledig is uitgegeven, blijft het resterende bedrag open staan. De betreffende school en de (ouder(s)/verzorger(s) van) de leerling bespreken onderling hoe het resterende bedrag wordt besteed. Dit mag in onderling overleg ook in het volgende kalenderjaar.

Spelregens rondom communicatiekosten

  1. Gemeente Doetinchem biedt in het Meedoenarrangement volwassenen van 65 jaar en ouder een financiële vergoeding van communicatiekosten (telefoon, internet).
  2. Het product communicatiekosten kan per jaar maximaal twee keer worden aangevraagd door een deelnemer, mits er genoeg puntensaldo is.
  3. Het is een deelnemer niet toegestaan de financiële vergoeding in te zetten voor andere doeleinden anders dan de communicatiekosten.
  4. Om van deze vergoeding gebruik te kunnen maken, heeft gemeente Doetinchem bankgegevens nodig. Alvorens de bestelling in behandeling kan worden genomen dient de deelnemer zijn/haar bankgegevens te mailen naar info@meedoenarrangement.nl.

De nieuwsbrief

Deelnemers ontvangen af en toe een digitale nieuwsbrief met nieuws over het Meedoenarrangement, waaronder leuke interessante acties. Deelnemers kunnen zich naar wens afmelden voor deze nieuwsbrief door een mail te sturen naar info@meedoenarrangement.nl.

Geldigheid algemene voorwaarden en maatwerk

De algemene voorwaarden kunnen ieder kalenderjaar wijzigen. Het Meedoenarrangement kan niet aangesproken worden op reeds verlopen algemene voorwaarden. Alleen de laatste versie is geldend. Deelnemers en aanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de algemene voorwaarden.

Naast de algemene voorwaarden wordt door het Meedoenarrangement altijd maatwerk geboden. Dit kan in bijzondere gevallen betekenen dat er van de algemene voorwaarden afgeweken kan worden.