Algemene voorwaarden AANBIEDERS

Doel van het Meedoenarrangement

Iedere inwoner in Doetinchem moet de kans hebben zich te ontspannen, te sporten en te ontwikkelen; dát is de gedachte achter het Meedoenarrangement. Gebrek aan financiën mag niet de reden zijn waarom mensen niet meedoen. Het Meedoenarrangement biedt deze inwoners de kans om zichzelf te ontwikkelen en de eigen mogelijkheden te ontdekken. Door bijvoorbeeld een cursus te volgen of nieuwe contacten op te doen bij een sportvereniging.

Dáár maakt het Meedoenarrangement werk van!

Inschrijving Meedoenarrangement

  1. Organisaties uit gemeente Doetinchem of organisaties die hun diensten op locatie in gemeente Doetinchem uitvoeren, kunnen zich aanmelden als aanbieder van het Meedoenarrangement. In enkele gevallen kan er een uitzondering worden gemaakt voor een organisatie buiten gemeente Doetinchem. Hier wordt indien nodig maatwerk toegepast.
  2. Een organisatie zal worden toegelaten wanneer deze in ieder geval producten/diensten aanbiedt die in overeenstemming zijn met het doel van het Meedoenarrangement.
  3. Tijdens de toetsing van de aanmelding kan de organisatie gevraagd worden om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
  4. Voor deelname aan het Meedoenarrangement worden aangeleverde organisatiegegevens van de aanbieder gebruikt om het Meedoen te kunnen regelen. Deze organisatiegegevens kan de aanbieder zelf inzien in zijn/haar account. Tevens zijn een deel van deze gegevens zichtbaar op de website van het Meedoenarrangement om het dienstenaanbod zichtbaar en bestelbaar te maken. Zonder deze organisatiegegevens is deelname aan het Meedoenarrangement niet mogelijk.

 

Maatschappelijke bijdrage

Door als aanbieder deel te nemen aan het Meedoenarrangement levert u een maatschappelijke bijdrage. U biedt activiteiten aan voor inwoners, die anders voor hen niet betaalbaar zijn. Wij vragen u minimaal 11% korting te geven op deze activiteiten. Deze korting hebben we nodig om het Meedoenarrangement betaalbaar te houden.

Het Meedoenarrangement heeft voor u als aanbieder ook voordelen. Problemen rondom het betalen en innen van contributie worden voorkomen. Ook kan het ledenaantal of de verkoop van activiteiten van uw organisatie toenemen. Financiële problemen weerhouden een inwoner niet langer om gebruik te maken van uw aanbod.

 

Productbeheer

  1. Elk ingediend (al dan niet gewijzigd) product toetsen we of deze in overeenstemming is met het doel van het Meedoenarrangement. Na goedkeuring wordt (de wijziging van) het product/dienst ‘live’ op de website van het Meedoenarrangement gezet zodat deelnemers zich kunnen aanmelden.
  2. De ingevoerde productprijzen zijn inclusief het geldende BTW percentage.
  3. Het Meedoenarrangement evalueert minimaal één keer per jaar haar producten. In deze evaluatie wordt opnieuw bekeken of de aangeboden producten het doel van het Meedoenarrangement ondersteunen. Dit kan betekenen dat u als organisatie een bericht ontvangt met het verzoek één of meerdere producten uit uw assortiment te verwijderen.
  4. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het volledig en juist invoeren van haar productinformatie, inclusief specifieke voorwaarden voor het product in de productomschrijving en/of het afhaalbewijs. Eventuele eenmalige bijkomende kosten dienen in de productomschrijving te worden vermeld. In overleg met het Meedoenarrangement kan een aanbieder ervoor kiezen om voor deze extra kosten tegoedbonnen als product toe te voegen.
  5. Structurele bijkomende kosten vanuit de deelnemer zijn binnen het Meedoenarrangement niet Uitzonderingen vallen onder maatwerk. Hiervoor dient de aanbieder contact op te nemen met het Meedoenarrangement.
  6. Aangeboden producten mogen in punten niet meer zijn dan het maximaal aantal punten dat een deelnemer van het Meedoenarrangement op jaarbasis krijgt toegewezen. Het Meedoenarrangement streeft naar langdurig gebruik van de punten gedurende het betreffende jaar. Zo dienen zowel de gevraagde punten als de aangeboden vorm van het product in verhouding te staan tot het totaal aantal punten van een deelnemer.
  7. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het instellen van een maximum aantal te bestellen producten per persoon per jaar. Bovendien dient de aanbieder zelf te controleren of deelnemers zich aan het gestelde maximum houden.
  8. Voor prijsverhogingen vanaf €2,50 dient de aanbieder het Meedoenarrangement een e-mail (info@meedoenarrangement.nl) te sturen met informatie over wat de reden is van deze prijsverhoging.

Het afhaalbewijs

  1. De aanbieder is verantwoordelijk voor het innemen van het afhaalbewijs. Inlevering van het afhaalbewijs staat gelijk aan afname en betaling van het bestelde product. Een juiste inname van het afhaalbewijs verkleint de kans op oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement:
  • De deelnemer dient altijd het afhaalbewijs mee te nemen om het meedoen met de aanbieder te regelen. Het afhaalbewijs wordt door de betreffende aanbieder ingenomen, aangevuld met datum van inlevering, handtekening deelnemer en handtekening deelnemende organisatie.
  • Bij inname van het afhaalbewijs dient de aanbieder te controleren of het afhaalbewijs daadwerkelijk van de betreffende deelnemer is (dit kan gecontroleerd worden aan de hand van het identiteitsbewijs van de deelnemer) en of het afhaalbewijs niet eerder is ingeleverd. Wanneer blijkt dat het afhaalbewijs eerder is ingeleverd, is dit product reeds afgenomen en betaald.
  1. Wanneer het afhaalbewijs zonder overleg tussen aanbieder en deelnemer later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum kan dit product niet meer worden afgenomen door de deelnemer. Punten worden niet teruggestort. Dit product kan niet door de aanbieder worden gefactureerd aan het Meedoenarrangement.

Preventie oneigenlijk gebruik Meedoenarrangement

  1. Gekochte producten zijn persoonsgebonden. Producten zijn daardoor niet onderling inwisselbaar en mogen niet worden doorverkocht. Aanbieders hebben een preventieve rol bij het voorkomen van oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement. Als een aanbieder signalen ontvangt van mogelijk oneigenlijk gebruik van producten door deelnemers, dan is de organisatie verplicht dit signaal te melden bij het Meedoenarrangement. Het Meedoenarrangement onderzoekt dit signaal en neemt zo nodig maatregelen.
  2. De aanbieder dient zelf actie te ondernemen om de kans op oneigenlijk gebruik van het Meedoenarrangement zoveel mogelijk te beperken.

Bestellingen, terugboekingen en annuleringen

  1. De contactgegevens van de aanbieder kunnen via het afhaalbewijs gebruikt worden door de deelnemer om het Meedoen te regelen met de aanbieder.
  2. De aanbieder is (mede) verantwoordelijk voor het bewaken van de bestellingen en annuleringen.
  3. Producten kunnen door deelnemers besteld worden tot uiterlijk zaterdag 15 december 2018. Vanaf 15 december zijn alle producten in het Meedoenarrangement niet meer bestelbaar tot 1 januari 2019.
  4. Bestelde producten kunnen in eerste instantie niet geannuleerd worden en de ingewisselde punten worden niet teruggestort. In uitzonderlijke gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Deze uitzonderingen vinden altijd plaats met medegoedkeuring van de betreffende aanbieder. Alvorens een annulering in behandeling wordt genomen door het Meedoenarrangement, dient de betreffende aanbieder per e-mail een bevestigingsmail met goedkeuring te sturen naar info@meedoenarrangement.nl.
  5. Wanneer een product (tijdelijk) niet meer leverbaar is, maakt de aanbieder zelf afspraken met de deelnemer hoe dit op te lossen. De gemaakte afspraak is tussen de aanbieder en de deelnemer.
  6. Producten besteld in 2018 kunnen door deelnemers bij u worden ingeleverd tot uiterlijk 31 januari 2019. Voor specifieke producten kan hierop een uitzondering worden gemaakt. De afwijkende uiterste inleverdatum dient u duidelijk te vermelden in de productomschrijving, inclusief de aankoopnotitie.

Financiën en facturatie

  1. Een aanbieder mag geen structurele extra kosten van een product in rekening brengen bij een deelnemer, niet in punten en niet in geld. Eventuele uitzonderingen vallen onder maatwerk.
  2. Een aanbieder dient elke maand te factureren aan het Meedoenarrangement. De maandfactuur kan worden opgemaakt aan de hand van diens eigen administratie en de ontvangen afhaalbewijzen. Het maandelijks besteloverzicht is hierbij een hulpmiddel.

Let op: de productprijzen ingevoerd middels het account van de aanbieder zijn inclusief BTW. Dit betekent dat er geen (extra) BTW mag worden doorgevoerd op de factuur.

  1. Facturen dienen gericht te zijn aan de gemeente Doetinchem t.a.v. het Meedoenarrangement. De facturen dienen per e-mail te worden aangeleverd (info@meedoenarrangement.nl).
  2. Op de factuur dienen de volgende gegevens vermeld te worden:
  • Gegevens van de aanbieder
  • Overzicht van de bestelde producten, inclusief productnummer, bestelnummer en de inkoopprijs.
  • Betalingstermijn

Voor de opmaak van uw factuur kunt u gebruik maken van een conceptfactuur. Hier kunt een voorbeeldfactuur downloaden.

  1. In verband met het tijdig administratief afsluiten van het boekjaar 2017 dient de laatste factuur uiterlijk 14 januari 2018 te zijn ingediend bij het Meedoenarrangement. Facturen over 2018 dienen uiterlijk 14 januari 2019 ingediend te zijn bij het Meedoenarrangement. Het Meedoenarrangement zal hiervoor tijdig minimaal twee herinneringen sturen (via een  nieuwsbrief).
  1. Alleen correct toegezonden facturen worden door het Meedoenarrangement in behandeling genomen.
  2. Wanneer het afhaalbewijs later is ingeleverd dan de gemelde uiterste inleverdatum, kan deze niet worden gefactureerd bij het Meedoenarrangement. Uitzonderingen vallen onder maatwerk.
  3. De aanbieder maakt de factuur op volgens de daarvoor vastgestelde richtlijnen. De facturatie vindt alleen plaats op basis van afgehaalde producten/ingeleverde afhaalbewijzen. Gedurende het gehele jaar wordt er een random check uitgevoerd onder de aanbieders. Wanneer uit deze check blijkt dat afhaalbewijzen niet volgens de richtlijnen zijn ingenomen en bewaard, gaat het Meedoenarrangement met de betreffende organisatie in gesprek. Wanneer uit dit gesprek blijkt dat er meer gefactureerd is dan daadwerkelijk is afgenomen, kunnen er sancties worden opgelegd. Het factureren van producten die niet zijn afgenomen wordt gezien als misbruik. Gevolgen van misbruik van het Meedoenarrangement kan zijn dat de organisatie het onterecht geïnde bedrag dient terug te betalen en/of uitsluiting van deelname aan het Meedoenarrangement voor minimaal de rest van het betreffende jaar.

Geldigheid algemene voorwaarden en maatwerk

De algemene voorwaarden kunnen minimaal ieder kalenderjaar wijzigen. Het Meedoenarrangement kan niet aangesproken worden op reeds verlopen algemene voorwaarden. Alleen de laatste versie is geldend. Deelnemers en aanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de algemene voorwaarden.

Naast de algemene voorwaarden wordt door het Meedoenarrangement altijd maatwerk geboden. Dit kan in bijzondere gevallen betekenen dat er van de algemene voorwaarden afgeweken kan worden.

Voor de specifieke voorwaarden van de deelnemers, verwijzen wij u graag naar de algemene voorwaarden voor deelnemers 2018.

Algemene voorwaarden DEELNEMERS

Inschrijving Meedoenarrangement

  1. Inwoners kunnen zich jaarlijks aanmelden voor het Meedoenarrangement. Een aanmelding is voor het lopende kalenderjaar. Na aanmelding volgt een toelatingstoets, om te controleren of de aanmelder voldoet aan de voorwaarden voor deelname.
  2. Inwoners die een inkomen hebben niet hoger dan 120% van de bijstandsnorm komen in aanmerking. Daarnaast staat het Meedoenarrangement open voor kinderen en jongeren tot 18 jaar waarvan de ouder(s)/verzorger(s) een inkomen hebben niet hoger dan 130% van de bijstand. Voor deze kinderen dienen de ouder(s) en/of verzorger(s) de aanmelding voor het betreffende kind of jongere te regelen. Daarmee wordt de ouder en/of verzorger de hoofdaanvrager en is verantwoordelijk voor het bestelgedrag van het kind of de jongere. Let wel: de ouder en/of verzorger neemt zelf niet deel aan het Meedoenarrangement. Deelnemers zijn ingeschreven bij de gemeentelijke basisadministratie van gemeente Doetinchem.
  3. Voor deelname aan het Meedoenarrangement worden enkele persoonsgegevens gebruikt om het Meedoen te kunnen regelen. Deze persoonsgegevens kan een deelnemer zelf inzien in zijn/haar account. Zonder deze persoonsgegevens is deelname aan het Meedoenarrangement niet mogelijk.
  4. Deelnemers melden zich aan met hun persoonlijke e-mailadres (of dat van de hoofdaanvrager). Het mag geen e-mailadres zijn van een organisatie, ondersteuner, bewindvoerder, buurtcoach of andere hulpverlenende instantie.
  5. Wijzigt er iets in uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld uw telefoonnummer of uw woonadres? Geeft u deze gewijzigde informatie dan direct aan ons door via info@meedoenarrangement.nl. Het team Meedoenarrangement zal uw gegevens verwerken in haar applicatie.
  6. Verhuist een deelnemer naar een andere gemeente? Dan geeft hij dat direct door aan het Meedoenarrangement. Ook is hij verplicht om direct te melden aan de nieuwe gemeente dat hij meedoet aan het Meedoenarrangement in gemeente Doetinchem. Verhuist een deelnemer binnen drie maanden na aanmelding bij het Meedoenarrangement? Dan vervallen de punten die nog niet zijn gebruikt. Zodra iemand is ingeschreven bij een andere gemeente, is het niet meer toegestaan om producten te bestellen. Producten die na deze datum zijn besteld worden geannuleerd.
  7. Woont een potentiële deelnemer bij een organisatie of instelling (of valt onder hun verantwoordelijkheid)? Dan kan deze niet als gezin worden aangemeld, ook niet als hij op hetzelfde adres woont. Deze deelnemer moet zich apart aanmelden en wordt apart getoetst.
  8. Wanneer een derde (bijvoorbeeld een ouder, kind, ander familielid of mentor) een deelnemer ondersteund in het regelen van Meedoenzaken en de inloggegevens van de deelnemer wil ontvangen, heeft het Meedoenarrangement per e-mail (info@meedoenarrangement.nl) toestemming nodig van de betreffende deelnemer. In verband met de wet op de privacy worden persoonsgegevens niet aan derden verstrekt.
  9. Wanneer het inkomen van een potentiële deelnemer niet bekend is in het bestand van gemeente Doetinchem, vragen wij om inkomensgegevens aan te leveren. Op basis daarvan toetst het Meedoenarrangement of deze persoon wel/niet kan deelnemen aan het Meedoenarrangement. Zonder aanlevering van deze gegevens kan er geen toetsing plaatsvinden.

De punten

  1. Punten zijn maximaal een kalenderjaar geldig. Overgebleven punten kunnen niet mee naar het volgende jaar.
  2. Voor de verschillende leeftijdscategorieën geldt de volgende puntentoekenning
     
Leeftijdscategorie Punten Euro
0 – 4 jaar 450 225
4 – 8 jaar 900 450
8 – 12 jaar 900 450
12 – 18 jaar 900 450
18 – 24 jaar 500 250
24 – 27 jaar 500 250
27 – 55 jaar 500 250
55 – 67 jaar 500 250
67 + jaar 500 250

Wanneer een 17-jarige zich aanmeldt en dat betreffende kalenderjaar 18 wordt, geldt de puntentoewijzing als volgt:

  • Wordt een kind in de eerste helft van het betreffende jaar 4? Dan krijgt dit kind 900 punten.
  • Wordt een kind in de tweede helft van het betreffende jaar 4? Dan krijgt dit kind 450 punten.
  • Wordt iemand in de eerste helft van het betreffende jaar 18? Dan krijgt deze persoon 500 punten toegekend.
  • Wordt iemand in de tweede helft van het betreffende jaar 18? Dan krijgt deze persoon 900 punten toegekend.
  1. Het is niet mogelijk om punten tussen kinderen onderling over te boeken.
  2. Voor gezinsactiviteiten kunnen per jaar maximaal 100 punten van een kind en 150 punten van een volwassene overgeboekt worden naar het account van de hoofdaanvrager. In de boordeling van de aanvraag worden reeds gedane bestellingen in overweging meegenomen. Bovendien zal elk gezinslid in verhouding zijn/haar punten bijdragen. Het is niet mogelijk persoonlijke punten over te hevelen naar het account van een ander gezinslid anders dan hierboven genoemd. Uitzonderingen worden beoordeelt door team Meedoenarrangement.
  3. Bij het overboeken van punten wordt de bestelgeschiedenis van de betreffende personen meegenomen in de beoordeling. Dit kan betekenen dat op basis van een bestelgeschiedenis voor het overboeken van punten voor gezinsactiviteiten geen toestemming wordt gegeven.

Gebruik producten

  1. De aanvraag en het beheer van de punten van een kind of jongere tot 18 jaar valt onder de verantwoordelijkheid van diens ouder(s)/verzorger(s). Dit kan betekenen dat het Meedoenarrangement de betreffende ouder(s)/verzorger(s) kan wijzen op het bestelgedrag van zijn/haar kind(eren). Het is minderjarige kinderen niet toegestaan met de inloggegevens van de ouder(s)/verzorger(s) bestellingen te plaatsen.
  1. Gekochte producten/activiteiten zijn persoonsgebonden. Producten/activiteiten zijn daardoor niet onderling inwisselbaar en mogen niet worden doorverkocht. Het doorverkopen van gekochte producten/activiteiten zien wij als misbruik. Gevolgen van misbruik van het Meedoenarrangement kunnen zijn dat wij uw punten innemen en wij u voor een jaar uitsluiten van deelname aan het Meedoenarrangement. Worden producten op naam van kinderen doorverkocht? Dan kunnen wij de punten van het kind en/of de ouder(s)/verzorger(s) innemen en kan het kind en/of de ouder(s)/verzorger(s) minimaal voor een jaar uitgesloten worden van deelname aan het Meedoenarrangement. De consequentie van het onderling uitwisselen van producten als wel het doorverkopen van producten worden ook besproken met de betreffende aanbieder. Dit kan betekenen dat de aanbieder ervoor kiest deelnemers de toegang tot het product en/of de organisatie te weigeren.

Bestellingen, terugboekingen en annuleringen

  1. Een deelnemer kan alleen die producten/diensten bestellen die beschikbaar zijn gesteld voor zijn of haar leeftijdscategorie. Het komt voor dat producten beschikbaar zijn vanaf een leeftijd die valt binnen een leeftijdscategorie. De toegestane leeftijd vermeld in de informatie van het product is leidend.
  2. Producten kunnen besteld worden tot uiterlijk zaterdag 15 december 2018. Vanaf 15 december zijn alle producten in het Meedoenarrangement niet meer bestelbaar tot 1 januari 2019.
  3. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om bestelde producten/diensten in te leveren voor het verstrijken van de uiterste inleverdatum. Wanneer een product zonder overleg met de betreffende aanbieder later wordt ingeleverd dan de uiterste inleverdatum kan dit product/deze dienst niet meer worden afgenomen. Het product wordt niet geannuleerd en punten worden niet teruggestort. Uitzonderingen vallen onder maatwerk in overleg met het Meedoenarrangement.
  4. Bestelde producten/activiteiten kunnen niet geannuleerd worden en ingewisselde punten worden niet teruggestort. In uitzonderlijke gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Deze uitzonderingen vinden altijd plaats met medegoedkeuring van de betreffende aanbieder. Hiervoor neemt de deelnemer zelf contact op met de aanbieder. De aanbieder dient het verzoek in bij het Meedoenarrangement via info@meedoenarrangement.nl.
  5. Producten besteld in 2018 kunt u bij de betreffende aanbieder inleveren tot uiterlijk 31 januari 2019. Voor specifieke producten wordt hierop een uitzondering  gemaakt. Leest u hiervoor goed de productomschrijving door en de aankoopnotitie op uw afhaalbewijs.
  6. Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer kunnen via het afhaalbewijs gebruikt worden door de aanbieder om het Meedoen te regelen met de deelnemer.
  7. Wanneer een product (tijdelijk) niet meer leverbaar is, maakt de aanbieder zelf afspraken met de deelnemer hoe dit op te lossen. De gemaakte afspraak is tussen de aanbieder en de deelnemer.

Het afhaalbewijs

  1. Het afhaalbewijs is persoonsgebonden.
  2. De deelnemer dient altijd het afhaalbewijs en zijn identiteitsbewijs mee te nemen om het
    Meedoen met de aanbieder te regelen. Het afhaalbewijs wordt door de betreffende
    aanbieder ingenomen, aangevuld met datum van inlevering, handtekening deelnemer en
    handtekening deelnemende organisatie.
  3. Bij inname van het afhaalbewijs kan de aanbieder controleren of het bewijs eigendom is van
    de deelnemer aan de hand van zijn identiteitsbewijs.

Spelregels rondom de scholen

  1. Voor het basisonderwijs mogen er per kind per jaar maximaal 3 bonnen van 50 punten
    worden besteld.
  2. Voor het voortgezet- en beroepsonderwijs mogen er maximaal per kind per jaar 4 bonnen
    van 100 punten worden besteld.
  3. Bestelde bonnen dienen uiterlijk binnen twee weken te worden ingeleverd op de
    betreffende school.
  4. Teveel bestelde bonnen kunnen niet worden geannuleerd en in punten worden
    teruggestort.
  5. De schoolbonnen zijn niet beperkt houdbaar. Wanneer een bon niet volledig is uitgegeven,
    blijft het resterende bedrag open staan. De betreffende school en de (ouder(s)/verzorger(s))
    van de leerling bespreken onderling hoe het resterende bedrag wordt besteed. Dit mag in
    onderling overleg ook in het volgende kalenderjaar.

Spelregens rondom communicatiekosten

  1. Gemeente Doetinchem biedt in het Meedoenarrangement volwassenen van 65 jaar en ouder
    een financiële vergoeding van communicatiekosten (telefoon, internet).
  2. Het product communicatiekosten kan per jaar maximaal twee keer worden aangevraagd
    door een deelnemer, mits er genoeg puntensaldo is.
  3. Het is een deelnemer niet toegestaan de financiële vergoeding in te zetten voor andere
    doeleinden anders dan de communicatiekosten (telefoon en internetkosten). Ter controle
    houdt het Meedoenarrangement minimaal 1 keer per jaar een controlesteekproef.
    Deelnemers zijn verplicht mee te werken aan deze steekproef.
  4. Wanneer voor uitbetaling uw bankgegevens niet bekend zijn bij de gemeente, zal deze per
    e-mail (info@meedoenarrangement.nl) bij u worden opgevraagd.

De Nieuwsbrief

Deelnemers ontvangen af en toe een digitale brief met nieuws over het Meedoenarrangement, waaronder leuke interessante acties.

Deelnemers kunnen zich naar wens jaarlijks afmelden voor deze nieuwsbrief door een mail te sturen naar info@meedoenarrangement.nl.

Geldigheid algemene voorwaarden en maatwerk

De algemene voorwaarden kunnen ieder kalenderjaar wijzigen. Het Meedoenarrangement kan niet aangesproken worden op reeds verlopen algemene voorwaarden. Alleen de laatste versie is geldend. Deelnemers en aanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor het in acht nemen van de algemene voorwaarden.

Naast de algemene voorwaarden wordt door het Meedoenarrangement altijd maatwerk geboden. Dit kan in bijzondere gevallen betekenen dat er van de algemene voorwaarden afgeweken kan worden.